Teknologi Pendukung CRM untuk Mempercepat Respons dan Penjualan Bisnis

Banyak bisnis sudah punya software CRM, tetapi datanya tetap terpecah: riwayat chat WhatsApp tersimpan di ponsel sales, keluhan pelanggan tercatat di email terpisah, dan rekaman telepon customer service tidak pernah masuk ke sistem yang sama.

Teknologi pendukung CRM menjadi jawaban atas masalah ini, sekumpulan aplikasi dan saluran komunikasi yang diintegrasikan langsung ke CRM sehingga seluruh interaksi pelanggan tercatat rapi di satu database.

Dalam artikel ini, Mekari Qontak Blog akan membahas jenis-jenis teknologi pendukung CRM, manfaatnya bagi efisiensi dan pendapatan bisnis, serta cara memilihnya.

---

Apa Itu Teknologi Pendukung CRM

Teknologi pendukung CRM adalah kumpulan sistem eksternal, dari email, aplikasi chat hingga payment gateway yang diintegrasikan dengan software CRM agar data pelanggan dari berbagai kanal tersimpan dan bisa diakses dari satu tempat.

Teknologi pendukung ini menjadi pintu masuk data atau kanal tempat pelanggan sungguhan berinteraksi setiap hari. Tanpa integrasi ini, tim Anda harus memindahkan data secara manual antar aplikasi, yang rawan salah catat dan lambat.

---

Bagaimana Teknologi CRM Mendukung Operasional Perusahaan?

Teknologi CRM berperan dalam meningkatan penjualan, analitik terperinci, laporan penjualan otomatis, dan retensi pelanggan yang lebih baik.

Hal tesebut berkat kemampuan teknologi CRM yang membantu Anda memahami kebutuhan setiap prospek dan pelanggan dari data yang terkumpul di sistem.

Selain itu, teknologi CRM juga bisa terhubung dengan aplikasi bisnis lainnya yang memberikan keuntungan lainnya seperti berikut:

1. Memahami Kebutuhan Pelanggan

Teknologi CRM berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola data dari berbagai saluran komunikasi yang bisnis gunakan. Informasi tersebut dikumpulkan dalam satu database. Hal ini memudahkan bisnis untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan saat berinteraksi dengan mereka.

Baca juga: Jenis-Jenis CRM pada Bisnis

2. Mengetahui Trend yang Sedang Berlangsung

Penggunaan teknologi dalam komunikasi merupakan cara tercepat untuk mengetahui trend terbaru. Pasalnya saat ini sebagian besar interaksi bisnis dengan prospek dan pelanggan melalui platform komunikasi seperti media sosial, email, apilaksi chatting dan lainnya.

Integrasi platform komunikasi dengan teknologi CRM memberikan informasi terkait apa yang sedang menjadi tren. Hal ini membantu bisnis menjadi lebih kreatif dalam mencari celah agar dapat unggul dari kompetitor dan memenangkan persaingan di pasar.

3. Meningkatkan Produktivitas Bisnis

Integrasi teknologi pendukung dengan aplikasi CRM dapat menjadikan bisnis yang lebih produktif. Sebab bisnis tidak perlu mengelola data secara manual, semua data terpusat dalam satu database. Hal ini tentunya akan berdampak pada meningkatnya penjualan dan memperoleh keuntungan bagi perusahaan.

---

Teknologi Pendukung CRM yang Bisa Diintegrasikan ke Bisnis Anda

Teknologi berbasis internet memiliki dampak yang luar biasa bagi sistem CRM atau manajemen hubungan pelanggan. Dalam banyak hal, teknologi pendukung tersebut membantu menyederhanakan proses CRM, sehingga mendapatkan hasil optimal.

Berikut ini adalah beberapa teknologi pendukung yang bisa bisnis integrasikan dengan aplikasi CRM mereka:

1. Email Marketing dan Transactional Email

Email adalah salah satu teknologi pendukung yang biasa untuk pelayanan pelanggan. Penggunaan email dalam bisnis sudah menjadi kebutuhan komunikasi untuk marketing atau sales. Oleh karena itu, integrasi email dengan CRM dapat meningkatkan hubungan pelanggan.

Selain itu, peran Email sebagai teknologi pendukung CRM bisa untuk mengotomatisasi pemberian informasi kepada pelanggan terkait status transaksi, baik informasi pengiriman maupun klaim asuransi. Teknologi ini membantu pelanggan untuk tetap update terhadap tiap hal yang sedang berlangsung.

Baca juga: Fitur Unggulan CRM untuk Mendorong Pertumbuhan Bisnis

2. Aplikasi Percakapan: WhatsApp Business API dan Live Chat

Aplikasi percakapan (chatting) banyak digunakan untuk meningkatkan interaksi dengan pelanggan. Teknologi ini dapat bisa di download aplikasi tersebut secara gratis dan bermodalkan internet.

Salah satu aplikasi pesan yang paling banyak digunakan sebagai teknologi pendukung CRM adalah WhatsApp Business API. Bahkan, saat ini banyak bisnis menggunakan WhatsApp CRM.

3. Sistem Contact Center Berbasis VoIP

Sistem CRM juga banyak diintegrasikan dengan teknologi contact center VoIP. Teknologi VoIP (Voice over Internet Protocol) berguna untuk melakukan panggilan suara melalui internet mirip dengan fungsi dari call center.

Dengan teknologi ini, penanganan keluhan pelanggan oleh call center menjadi lebih mudah. Teknologi VoIP memungkinkan panggilan telepon dilakukan ke call center di mana pun lokasinya tanpa khawatir soal biaya.

4. Integrasi Media Sosial untuk Layanan Omnichannel

Media sosial sudah menjadi kebutuhan untuk pengguna internet saling berinteraksi, tak terkecuali bisnis. 

Integrasi platform media sosial dengan CRM memberikan bisnis kekuasaan untuk mengelola hubungan dengan pelanggan. Sebab mereka jadi memiliki informasi untuh terkait prospek dan pelanggan.

Mekari Qontak menawarkan aplikasi CRM yang terintegrasi dengan media sosial seperti Facebook, Instagram, Telegram dan lainnya. Integrasi ini memudahkan bisnis untuk berinteraksi dengan pelanggan dari saluran mana pun. Dengan demikian, pengalaman pelanggan juga meningkat.

5. Payment Gateway dan Sistem Pembayaran Digital

Ketika CRM terhubung dengan payment gateway, status transaksi di pipeline penjualan berubah otomatis begitu pelanggan membayar meski tanpa tim finance harus mencocokkan mutasi rekening secara manual satu per satu.

6. Integrasi E-commerce dan Marketplace

Sinkronisasi data pesanan dari Shopee, Tokopedia, atau situs sendiri ke CRM memberi tim layanan pelanggan riwayat pembelian lengkap, terlepas dari kanal mana pelanggan awalnya membeli.

---

Manfaat Teknologi Pendukung CRM untuk Efisiensi dan Pertumbuhan Bisnis

Berikut ini beberapa manfaat dari teknologi pendukung CRM yang bisa menunjang pertumbuhan bisnis Anda,

1. Mempercepat Waktu Respons dan Siklus Penjualan

Ketika data pelanggan dari WhatsApp, email, dan telepon sudah terhubung ke satu sistem, sales dan CS tidak perlu lagi mencari riwayat percakapan di aplikasi yang berbeda-beda sebelum membalas. 

Respons yang lebih cepat ini langsung berdampak pada seberapa lama prospek menunggu sebelum keputusan pembelian diambil sehingga siklus penjualan secara keseluruhan jadi lebih singkat.

2. Menekan Biaya Operasional Layanan Pelanggan

Automasi notifikasi, follow-up, dan pencatatan transaksi mengurangi pekerjaan administratif yang sebelumnya dikerjakan manual oleh tim CS dan sales sehingga bisnis bisa melayani volume pelanggan yang lebih besar tanpa menambah kepala secara proporsional. 

3. Meningkatkan Akurasi Data dan Pengambilan Keputusan Bisnis

Saat seluruh interaksi pelanggan tercatat otomatis dari kanal aslinya karena jika diketik manual akan ada risiko data ganda, salah catat, atau informasi yang berbeda antar tim jadi jauh berkurang. 

Data yang lebih bersih ini membuat laporan penjualan dan keputusan bisnis yang diambil manajemen lebih bisa diandalkan, karena tidak lagi berbasis catatan yang tercecer atau usang.

4. Mendorong Retensi dan Loyalitas Pelanggan

Ketika riwayat interaksi pelanggan lengkap dan bisa diakses siapa pun di tim, penawaran dan follow-up jadi lebih relevan dengan kebutuhan pelanggan spesifik, bukan template generik yang sama untuk semua orang.

Dengan demikian, hal ini mendukung retensi dan loyalitas pelanggan yang lebih tinggi.

5. Memberi Insight Lintas Kanal untuk Strategi Bisnis

Laporan gabungan dari email, chat, telepon, dan media sosial membantu manajemen melihat kanal mana yang paling efektif mendatangkan penjualan.

Dengan demikian, alokasi anggaran dan tenaga kerja bisa disesuaikan berdasarkan data, bukan asumsi.

---

Cara Memilih dan Mengintegrasikan Teknologi Pendukung CRM yang Tepat

Berikut ini beberapa tips cara memilih dan mengintegrasikan teknologi pendukung CRM yang sesuai.

1. Petakan Alur Kerja Sebelum Memilih Teknologi (Lapis Kanal)

Pertama-tama, identifikasi kanal mana yang paling sering dipakai pelanggan Anda untuk menghubungi bisnis.

Kemudian, prioritaskan integrasi di kanal tersebut lebih dulu sebelum menambah kanal baru yang jarang dipakai.

2. Prioritaskan Kompatibilitas API dan Kemudahan Integrasi (Lapis Data)

Pastikan teknologi pendukung yang dipilih punya API atau webhook yang bisa langsung mengirim data ke CRM secara real-time, bukan lewat proses impor-ekspor manual yang rawan tertunda.

3. Pastikan Ada Automasi Tindak Lanjut

Data yang masuk ke CRM harus memicu tindakan, tugas otomatis untuk sales, eskalasi ke supervisor, atau update status pipeline, bukan sekadar notifikasi yang berakhir diabaikan di dashboard.

4. Pertimbangkan Skalabilitas untuk Pertumbuhan Bisnis

Sebaiknya, Anda memilih teknologi yang bisa menambah jumlah pengguna, volume pesan, atau kanal baru tanpa perlu migrasi sistem dari awal ketika bisnis Anda berkembang dalam satu hingga dua tahun ke depan.

5. Hitung Total Cost of Ownership

Anda juga perlu menghitung juga biaya implementasi, pelatihan tim, dan biaya per pesan atau per panggilan selain biaya langganan. Biasanya, komponen ini sering terlewat saat membandingkan penawaran vendor.

---

Contoh Penerapan Teknologi Pendukung CRM dalam Bisnis

Penerapan teknologi pendukung CRM sebenarnya jauh lebih luas dari sekadar customer service atau marketing. Berikut lima skenario nyata di fungsi bisnis yang berbeda.

1. Penagihan dan Manajemen Piutang di Perusahaan Multifinance

CRM yang terintegrasi dengan WhatsApp API dan sistem core lending bisa mengirim pengingat jatuh tempo otomatis, mencatat status pembayaran per pelanggan, dan hanya mengeskalasi ke tim penagihan untuk kasus yang benar-benar menunggak.

2. Onboarding Distributor Baru pada Bisnis FMCG

Integrasi CRM dengan sistem inventory memudahkan tim area sales memantau progres registrasi, kelengkapan dokumen legal, dan pencapaian target penjualan awal distributor baru tanpa harus bolak-balik lewat email.

3. Koordinasi Klaim Lintas Cabang di Perusahaan Asuransi

Ketika CRM, call center, dan email terhubung, klaim yang masuk dari cabang manapun bisa dilacak status dan kepatuhan SLA-nya secara terpusat oleh kantor pusat, tanpa perlu menunggu laporan manual dari tiap cabang.

4. Penjadwalan Teknisi Lapangan pada Bisnis Field Service

Integrasi CRM dengan aplikasi mobile teknisi dan data lokasi membuat jadwal servis bisa ditetapkan otomatis berdasarkan teknisi terdekat yang tersedia, bukan berdasarkan urutan tiket yang masuk lebih dulu.

5. Manajemen Renewal Kontrak B2B pada Perusahaan SaaS atau Enterprise

CRM yang terhubung dengan payment gateway dan email transaksional bisa mengirim notifikasi renewal H-30 dan H-7 ke tim procurement pelanggan secara otomatis, lengkap dengan draf kontrak berbasis data transaksi terakhir.

---

Optimalkan Bisnis Anda dengan Teknologi Pendukung CRM dari Mekari Qontak!

Dengan demikian, teknologi pendukung CRM menentukan apakah CRM benar-benar dipakai tim secara harian, atau hanya jadi database yang jarang dibuka. 

Makin banyak kanal yang tersambung dengan benar melalui tiga lapis kanal, data, dan aksi maka makin cepat siklus penjualan dan semakin murah biaya layanan per pelanggan.

Mekari Qontak menyediakan solusi end-to-end yang mampu menghubungkan aplikasi CRM dengan omnichannel. Teknologi CRM Qontak juga membantu bisnis mendorong pertumbuhan pendapatan, memperbaiki produktivitas, serta meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.

Jika Anda masih belum menerapkan software CRM untuk bisnis Anda, Coba Gratis Aplikasi CRM Mekari Qontak atau Konsultasi dengan tim Mekari Qontak  untuk mengembangkan dan mengotomatisasi bisnis Anda!